Come poter gestire meglio il tempo

Un proverbio che abbiamo sentito tante volte: Il Tempo è Denaro…
Ma sarà realmente così?
Il tempo è denaro, scriveva il saggista e filosofo Sir. Francis Bacon nella sua opera Essays del 1957.
Successivamente, anche il grande scienziato e politico americano Benjamin Franklin utilizzò questa frase nel suo Consiglio a un giovane imprenditore.

Un tema con il quale mi sono sempre trovato a mio agio è appunto la gestione del tempo. O meglio, un tema che ho perfezionato ed acquisito grazie al metodo e alla disciplina.

Il tempo vola via velocissimo e le giornate arrivano al termine con l’impressione che non si sia fatto niente di produttivo.
La gestione del tempo dipende tutta dalle nostre abitudini, spesso cattive, e da quanta determinazione abbiamo nel cambiarle.
Se “non abbiamo tempo” è solo colpa nostra. È ora di ammetterlo.

Capisco che il lavoro di oggi sia molto diverso da quello di 10 anni fa, che sia più complesso e articolato, ma per far fronte al cambiamento, l’unica cosa che dobbiamo fare è adeguarci modificando un po’ alla volta le nostre abitudini.

Ci sono diversi metodi per gestire meglio il tempo ma nessuno di questi funziona se non si è severi con noi stessi nel rispettarli. L’organizzazione del tempo dipende tutta da noi. Un po’ come mantenersi in forma.
Il meccanismo mentale è lo stesso. Serve disciplina.

Ecco alcuni consigli che ho messo in pratica e che mi piace condividere con te.

Consiglio numero 1: smettere di lavorare in emergenza.
Cosa significa? Rincorrere ogni giorno quello che c’è da fare. Lavorare sempre contro il tempo.
Pianificare per obiettivi e nel lungo periodo. È il metodo di lavoro che applico programmando le attività mese per mese.
Gli appuntamenti dei clienti sono anticipatamente programmati in agenda e fissati all’inizio del nuovo mese in base agli impegni che si sono aggiunti, quali riunioni o altre attività.
In questo modo trovo il tempo per fare attività di sviluppo e di marketing.

Consiglio numero 2: Utilizzare l’agenda elettronica
È funzionale, è monitorabile, permette l’invio di un link di connessione al destinatario, permette la consultazione veloce ovunque tu sei, permette di capire con un clic quante volte ho visto quel cliente in un anno ed è condivisibile con i colleghi e collaboratori.
Pianificare le attività in anticipo, segnandole in agenda, esattamente come le vacanze o gli impegni famigliari, mi permette di capire immediatamente il tempo che rimane per potermi occupare di altro.
Organizzando le cose veramente importanti dedico più tempo alla famiglia e sono meno stressato.

Consiglio numero 3: smettere di rispondere a qualsiasi telefonata, a qualsiasi ora.
Se sto già facendo un lavoro o ancor peggio sto parlando con qualcuno, non rispondo ad alcuna telefonata (o rispondo dicendo che lo richiamerò io).
È mancanza di rispetto verso voi stessi, verso la persona con la quale state parlando e soprattutto vi distrae. Tornare alla concentrazione per concludere il lavoro che stavate facendo, costa molto più tempo.
Il punto è che rispondere a tutti non vi renderà più professionali, più bravi, più smart e multitasking. Anzi.
Il trucco sta nel fissare dei blocchi di tempo in agenda, per richiamare le persone che vi hanno cercato, durante la giornata.
Un buon cuscinetto per richiamare le persone è quando mi metto in macchina al mattino o alla sera oppure prima o dopo pranzo.

Consiglio numero quattro: mettere delle etichette alle attività.
Non può essere tutto urgente sempre, ogni giorno.
Prima ne prendi atto e prima potrai agire nella soluzione.
Divido le attività in urgenti, importanti e delegabili.
Urgente è una scadenza prevista per oggi.

Importante è un’attività che devo fare io ma che può essere programmata, alla quale assegno una scadenza.
Potrebbero servirmi anche altre informazioni per poterla chiudere, oppure sono le attività per le quali non ho le giuste competenze e che quindi ci consumo il doppio del tempo. Cerco quindi di assegnarla al mio collega in modo che possa essere portata a termine nel minor tempo possibile e la segno in agenda in modo da poterla tracciare e valutare nello sviluppo.

Delegabile è un’attività che non devi o non dovresti fare tu.
Se ti rendi conto che ci sono molte attività, come si dice, time-consuming, è il caso di valutare di coinvolgere un’assistente.
Sono certo che i colleghi o assistenti già presenti nel tuo ufficio siano più che disponibili nell’aiutarti.

La gestione del tempo auspicabile dovrebbe essere fatta innanzitutto di serenità.
Dovremmo alzarci al mattino sempre con il sorriso, aprire l’agenda e vedere che tutto è sotto controllo.
Con poche urgenze, un collega al monitoraggio di tutto e tante belle cose importanti da fare, quelle che accrescono il nostro lavoro e la nostra attività.
Si può fare. Dipende solo da noi.

Alla prossima…

Foto di apertura: elaborazione personale